Jak synchronizovat firemní Exchange s osobním kalendářem

Používáte v práci Microsoft Exchange nebo Microsoft 365 a doma Google Calendar nebo Apple iCloud? Pak pravděpodobně znáte ten pocit, kdy si naplánujete osobní program přesně do času, který vám firma zablokovala schůzkou. Nebo naopak — kolega vám do kalendáře hodí meeting, aniž by tušil, že máte v tu dobu doktora.

Řešení je jednoduché: synchronizovat firemní a osobní kalendář. V praxi to ale občas narazí na jednu překážku — firemní IT politiku.

Proč Exchange dělá potíže?

Mnoho firem má svůj Exchange server nakonfigurovaný tak, že neumožňuje přímé připojení externích aplikací. Je to pochopitelné — firma chce chránit citlivá data o schůzkách, účastnících a interních záležitostech. Standardní metoda synchronizace přes API proto nemusí fungovat.

To ale neznamená, že jste bez šance. SyncMyDay nabízí alternativní způsob synchronizace, který funguje i v prostředích s přísnými bezpečnostními politikami.

Řešení: e-mailová synchronizace

SyncMyDay umí synchronizovat kalendáře pomocí e-mailových pozvánek ve formátu .ics. Jak to funguje v praxi?

Princip

Když se ve vašem zdrojovém kalendáři objeví nová událost, SyncMyDay odešle standardní kalendářovou pozvánku (.ics) na e-mail spojený s cílovým kalendářem. Exchange tuto pozvánku zpracuje jako běžnou schůzku a automaticky ji zařadí do kalendáře. Žádné speciální API, žádné porušení firemní politiky.

Postup nastavení

1. Připojte svůj osobní kalendář. Google, Apple iCloud nebo jiný kalendář připojíte standardně přes OAuth autorizaci.
2. Přidejte svůj firemní e-mail. Místo přímého připojení Exchange účtu zadáte firemní e-mailovou adresu. SyncMyDay ji použije jako cíl pro kalendářové pozvánky.
3. Vytvořte synchronizační pravidlo. Nastavte synchronizaci z osobního kalendáře směrem k firemnímu. Když si v osobním kalendáři zablokujete čas, SyncMyDay pošle pozvánku do firemního Exchange a ten ji automaticky přijme.
4. Nastavte i opačný směr. Pro plnohodnotnou synchronizaci můžete nakonfigurovat i přesměrování pozvánek z firemního kalendáře do osobního.

Co se přenáší a co ne?

Tady je důležité zdůraznit princip soukromí, na kterém SyncMyDay stojí.

Časté obavy a odpovědi

Nebude si firemní IT stěžovat?

E-mailové pozvánky jsou standardní funkce Exchange, kterou používá každý, kdo kdy někomu poslal pozvánku na schůzku. SyncMyDay nepotřebuje žádný speciální přístup k firemní infrastruktuře.

Funguje to i s on-premise Exchange?

Ano. Protože synchronizace probíhá přes e-mail, nezáleží na tom, jestli firma používá Exchange Online (Microsoft 365) nebo vlastní Exchange server. Pokud zaměstnanec může přijímat e-mailové pozvánky, synchronizace bude fungovat.

Co když smažu událost?

Při zrušení události SyncMyDay automaticky pošle aktualizovanou pozvánku se zrušením, takže se blokace z cílového kalendáře odstraní.

Kdy zvolit e-mailovou synchronizaci?

E-mailová synchronizace je ideální volba v těchto situacích:

• Firemní IT neumožňuje připojení externích aplikací k Exchange
• Nechcete žádat IT oddělení o výjimku nebo speciální oprávnění
• Potřebujete rychlé řešení bez složitého nastavení
• Pracujete jako externista nebo konzultant a máte přístup jen k e-mailu

Závěr

Přísná firemní bezpečnostní politika nemusí být překážkou pro synchronizaci kalendářů. Díky e-mailové synchronizaci v SyncMyDay propojíte osobní a firemní kalendář během pár minut, aniž byste museli cokoli řešit s IT oddělením.